terminal_pos
Polacy cenią sobie nowoczesne płatności
Grudzień 4, 2018
czyszczenie wentylacji przepisy
Czyszczenie kanałów wentylacyjnych – jak to powinno wyglądać
Styczeń 30, 2019
app-blur-business-270669

Coraz więcej aktywności przenosi się do świata online. Zdalnie robimy zakupy, płacimy uczymy się, coraz częściej też zaczynamy pracować na odległość. Świat się zmienia, coraz więcej firm modernizuje swój sposób myślenia o wykonywanej pracy: nie chodzi już o siedzenie ośmiu godzin w biurze, ale o jak najlepiej i efektywniej wykonaną pracę.

Wiele korporacji pozwala pracownikom pracować zdalnie – takie podejście nie tylko przyczynia się do poprawy samopoczucia wykonawcy, pomaga także zwiększyć efektywność przedsiębiorstwa. Wszystko to brzmi świetnie! Jest jednak pewien podstawowy problem: co z komunikacją? Jak skutecznie przekazywać sobie informacje, by uniknąć chaosu? Skąd czerpać aktualizacje o zachodzących w projektach zmianach?

Kwestie te nie tylko dotyczą pracy zdalnej. Gdy pracujemy w dużych przedsiębiorstwach łatwo możemy pogubić się w podczas przekazywania informacji czy delegowania zadań. Z pomocą przyjdą aplikacje i różnego rodzaju komunikatory. Tak, na pewno korzystasz z nich w życiu codziennym, ale czy przyszło Ci kiedyś do głowy, że mogą one również usprawnić pracę w Twojej firmie?

Mimo, iż obecnie na rynku występuje mnóstwo komunikatorów, to większość z nich skupia się wyłącznie na wymianie wiadomości prywatnych. Cały czas rzadkością są produkty dedykowane dla potrzeb organizacji pracy wewnątrz naszego przedsiębiorstwa. I nie chodzi tu tylko o właściwy przepływ informacji w naszej firmie, ale o optymalizację pracy w ogóle. Na szczęście istnieje system, który pomoże nam ogarnąć wszechobecny komunikacyjny chaos. Zaczynamy przygodę z Grupami Dyskusyjnymi Google!

Grupy dyskusyjne Google to narzędzie mające usprawnić komunikację z innymi osobami. I nie chodzi tu jedynie o wymianę maili i informacji. Większość firm czy działów korzysta z ogólnych adresów mailowych jak kontakt@ albo kadry@. Używanie ogólnych adresów mailowych na pewno może być pomocne dla naszego potencjalnego klienta, jednak często zapominamy o tym, że pod taki adres mailowy podpiętych jest wiele pracowników. Skąd będziemy wiedzieć, który z naszych współpracowników odpowiedział na maila? Dostęp wielu osób do jednej skrzynki pocztowej może wprowadzać chaos i zamieszanie, ale spokojnie, w tym też pomogą nam Grupy Google.

Tworzenie grup

Aby stworzyć grupę wystarczy zalogować się na Grupach Dyskusyjnych Google. Klikamy „Utwórz Grupę” i już, możemy działać. Nasza grupa może mieć wiele zastosowań. To uniwersalne narzędzie do komunikacji, dzięki któremu szybko będziemy mogli skontaktować się ze wszystkimi jej członkami. Nie będziemy musieli już wpisywać maili poszczególnych osób, którym chcemy wysłać wiadomość: wystarczy, że napiszemy ją do grupy.

Równie łatwo możemy zarządzać odbiorcami naszej grupy. W każdej chwili możemy dodać bądź usnąć poszczególne osoby. Każdemu użytkownikowi możemy też przypisać odpowiednie role: część osób może być uprawniona jedynie do samego odczytu maili, podczas gdy niektórzy członkowie otrzymają możliwość reagowania i odpowiadania na wiadomości. Taka konfiguracja uprawnień pomoże nam stworzyć sprawny, skuteczny i profesjonalny model komunikacji z klientem.

Zalety grup dyskusyjnych google

Wróćmy na chwilę do przykładu z ogólnymi mailami w stylu kontakt@. W przypadku ogólnych adresów wystarczy, że stworzymy grupę Google o nazwie „Kontakt”, której członkami będą wszyscy pracownicy działu obsługi klienta. Każdy mail wysłany na kontakt@ trafi automatycznie do każdego członka utworzonej przez nas grupy dyskusyjnej – wszyscy dodani do grupy pracownicy działu sprzedaży zostaną natychmiast poinformowani o wiadomości, będziemy też mieć podgląd, który z pracowników aktualnie zajmuje się daną sprawą.

Każda wiadomość jest archiwizowana, łatwo możemy je segregować i oznaczać. Przyspieszy to szukanie konkretnych wątków i spraw. Grupy dyskusyjne pozwalają także na tworzenie forum i planów działania, bez problemu będziemy mogli także zarządzać kalendarzem czy wydarzeniami. Podobnie jak w przypadku innych produktów Google możemy udostępnić kalendarz z zewnątrz, bądź stworzyć planer wewnątrz naszej grupy.

Sposób na wyrażenie siebie

Grupy dyskusyjne Google przydadzą nam się nie tylko w kwestiach zawodowych. To świetny sposób na komunikację ze znajomymi i osobami o podobnych zainteresowaniach do naszych. To narzędzie, które świetnie sprawdzi się zarówno w życiu zawodowym jak i prywatnym. Przyda się zarówno w codziennej pracy biurowej jak i w planowaniu wspólnego sylwestrowego wyjazdu ze znajomymi. Bez problemu możemy więc wysyłać zdjęcia, filmy i pliki audio. Możemy także korzystać z automatycznych tłumaczeń oraz korzystać ze skrótów klawiszowych, które przyspieszą proces czytania forum (pełną listę skrótów zobaczymy, gdy w panelu grup wciśniemy na klawiaturze znak „?”)

Z grup dyskusyjnych Google, podobnie jak z innych produktów G Suite możemy bez problemy korzystać na urządzeniach mobilnych – zawsze i wszędzie będziesz na bieżąco wiedział, co dzieje się wewnątrz grupy. Jeśli irytują Ci powiadomienia możesz je wyciszyć, jeśli nie interesują Cię już nowe informacje pojawiające się w konwersacji możesz ją po prostu opuścić.

Grupy dyskusyjne Google to świetnie zaprojektowane narzędzie, które pomoże nam poradzić sobie ze wszechobecnym chaosem. Dzięki grupie będziemy mogli łatwiej delegować zadania, będziemy mieli też pełną kontrolę nad przepływem informacji (tych, które dotyczą struktur naszej organizacji oraz tych, które wysyłamy do klientów czy partnerów).

Tak rozbudowany komunikator zminimalizuje ilość problemów w naszym zawodowym i poza pracowym życiu: wszystko będzie bardziej przejrzyste, czytelne i aktualizowane na bieżąco. Bałagan i brak komunikacji przeszkadza w efektywnym wykonywaniu zadań, na szczęście mamy Grupy Google.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Wykorzystujemy pliki cookies do prawidłowego działania strony, aby oferować funkcje społecznościowe, analizować ruch i prowadzić działania marketingowe. Więcej informacji znajdziesz w polityce cookies.
Czy zgadzasz się na wykorzystywanie plików cookies? Ok